Handbuch Helferportal

Das Helferportal ist eine Kommunikationsplattform für Hilfsorganisationen. Egal ob Nachrichten, Termine oder Downloads – das Helferportal unterstützt Sie beim Austausch von Informationen.

Auf dieser Seite finden Sie Tipps und Tricks rund um die Benutzung des Helferportals. Den Downloadlink rufen Sie bitte direkt über die Produktseite auf.

Installation & Update

Installation

Laden Sie sich die aktuelle Version des Helferportals herunter. Entpacken Sie das ZIP-Archiv und kopieren Sie alle Dateien auf Ihren Server. Rufen Sie dann die URL zu Ihrem Serververzeichnis auf und folgen Sie den Anweistungen.

Update

Um das Helferportal zu aktualisieren, kopieren Sie die neue Version über den alten Stand. Vergessen Sie nicht, zuvor ein Update zu machen.

Sobald Sie sich dann als Administrator am Helferportal anmelden, öffnet sich der Updatedate-Dialog und führt Sie durch die notwendigen Schritte.

Meldungen

Anlegen von Kategorien

Klicken Sie aus das Symbol Hinzufügen und geben Sie den Namen und eine Beschreibung zur Kategorie an. Legen Sie außerdem fest, welche Benutzergruppe Zugriff auf die Kategorie haben soll. Nähere Angaben zum Feld Schlüsselwörter finden Sie im Kapitel Kategorien und Schlüsselwörter. Hervorgehobene Kategorien werden immer oben in der Liste angezeigt. Klicken Sie dann auf Speichern.

Anlegen von Meldungen

Wählen Sie eine Kategorie aus. Es öffnet sich eine Liste mit Meldungen. Klicken Sie oben aus das Symbol Hinzufügen. Füllen Sie alle Felder aus und klicken Sie auf Speichern.

Terminsuche

Im Bereich Termin finden können Sie eine Terminsuche starten. Geben Sie mögliche Termine ein. Jeder Benutzer kann dann anklicken, wann er Zeit hat und wann nicht. In der Meldung wird dann übersichtlich dargestellt, wann die meisten Benutzer Zeit haben. Anschließend können dann ein oder mehrere Termine direkt in den Terminkalender übernommen werden.

RSS-Feeds

Überall, wo das Symbol RSS-Feed angezeigt wird, können RSS-Feeds verknüpft werden. RSS ist ein Dateiformat, das unter Anderem von vielen Webbrowsern und E-Mailclients unterstützt wird und aktuelle Nachrichten in den jeweiligen Programmen anzeigt.

Drucken

Beiträge können auch ausgedruckt werden. Mit einem Klick auf das Symbol Drucken öffnet sich eine Vorschau, je nach Browsereinstellung wird die Druckerauswahl angezeigt oder der Beitrag wird sofort gedruckt.

Downloads

Ordner anlegen

Wählen Sie im Baummenü links den gewünschten Vaterordner aus. Es erscheint eine Liste mit allen Dateien, die in diesem Ordner abgelegt wurden. Klicken Sie oben auf das Symbol Hinzufügen und füllen Sie alle Felder aus. Klicken Sie abschließend auf Speichern.

Dateien hochladen

Wählen Sie wieder den gewünschten Ordner aus und klicken Sie auf das Symbol Upload.
Sie haben nun die Möglichkeit, verschiedene Dateitypen anzulegen:

  • Datei: Laden Sie eine Datei von Ihrer Festplatte direkt auf den Server.
  • FTP: Wenn Sie viele oder große Dateien hochladen möchten, empfiehlt es sich, diese vorher per FTP in den vorgesehenen Ordner einzufügen (siehe Einstellungen). Wählen Sie dann eine Datei aus der Liste aus.
  • URL: Bei dieser Auswahl wird keine Datei angelegt, sondern ein Link auf eine andere Internetseite hinterlegt.
  • Youtube: Im Helferportal können Youtube-Videos direkt eingebettet werden. Geben Sie hierzu die Youtube-ID des Videos ein.

Wenn Sie mehrere Dateien mit den selben Sichtbarkeiten und Beschreibungen anlegen möchten, klicken Sie auf mehrere Dateien. Es erscheinen nun mehrere Eingabemasken.

Beachten Sie: Bei großen Dateien empfiehlt es sich, diese einzeln hochzuladen oder den FTP-Upload zu benutzen, da die maximale gesamte Uploadgröße vom Server beschränkt wird.

Nachdem alle Felder ausgefüllt sind, klicken Sie auf Speichern.

Verschieben von Dateien

Dateien können entweder asugeschnitten und an anderer Stelle eingefügt oder aber mit der Maus per Drag-and-Drop verschoben werden.

Um Dateien klassisch zu verschieben, klicken Sie auf das Symbol Ausschneiden hinter der gewünschten Datei. Wählen Sie anschließend den Zielordner aus und klicken Sie auf das Symbol Einfügen.

Alternativ wählen Sie die zu verschiebende Datei mit der Maus aus und ziehen Sie sie in den Zielordner im Baummenü.

Bildergallerie

Wenn sich in einem Ordner nur Bilder befinden, werden diese automatisch als Gallerie mit Vorschaubildern angezeigt.

Termine

Termin anlegen

Klicken Sie auf das Symbol . Füllen Sie das Formular aus. Beachten Sie:

  • Ganztägige Termine haben als Start- und Endzeit 0:00 Uhr.
  • Termine ohne Ende haben die selbe Start- und Endzeit.

Um Termine in einer öffentlichen Ansicht z.B. auf Ihrer Internetseite anzuzeigen, setzen Sie ein Häkchen bei Öffentlich.

Termine, die sich regelmäßig wiederholen, können in einem Schritt angelegt werden. Sie werden außerdem miteinander verknüpft. Wenn sich Start- oder Endzeit sowie Titel, Beschreibung oder Kontaktperson ändern, werden alle verknüpften Termine ebenfalls aktualisiert.

Wenn sich Helfer für einen Termin anmelden sollen, setzen Sie ein Häkchen bei Aktivieren.
Optional können Sie festlegen, wie viele Helfer mindestens benötigt werden. In der Terminübersicht wird dann an Hand des Symbols Warnung angezeigt, dass für diesen Termin noch Helfer gesucht werden.

Öffentliche Termine

Alle Termine, die als &oum;ffentlich markiert sind, können auch ohne Anmeldung am Helferportal aufgerufen werden. So ist es beispielsweise möglich, die Termine direkt in die Homepage zu integrieren.

Geben Sie hierzu im Browser folgende URL ein:

http://<URL>/?page=public

Weitere Parameter schränken die Suche ein:

  • &filter=x: Ersetzen Sie das “x” durch die IDs der Kategorien, um nur bestimmte Termine anzuzeigen.
  • &association=: Ersetzen Sie das “x” durch den Namen des Ortsvereins oder der Arbeitsgruppe, um nur Termine dieser Gruppierung anzuzeigen.
  • &iframe=0: Diese Option bewirkt, dass die Termine ohne HTML-Header übertragen werden. Sie können so auch ohne iFrame in Ihre Internetseite integriert werden.
  • &month=x: Ersetzen Sie das “x” durch die maximale Anzahll von Monaten.

Abwesenheit verwalten

Wenn Sie in den Einstellungen die Abwesenheitsverwaltung aktivieren, hat jeder Benutzer die Möglichkeit, seine Abwesenheiten im Kalender über das Symbol Abwesenheit einzutragen. Mitglieder, die keine Moderatorenrechte haben, dürfen nur diese Termine anlegen und bearbeiten.

Kursmodul

Das Kursmodul dient dazu, Aus- und Fortbildungen zu planen. Dazu kann beim Anlegen eines Termine eine maximale Teilnehmerzahl festgelegt werden.

Wenn die Veranstaltung öffentlich ist, können sich Besucher Ihrer öffentlichen Seite zu einem der Kurse per integriertem Anmeldeformular anmelden. Per E-Mail muss der Besucher außerdem seine Teilnahme bestätigen (Double-Opt-In).

Im Helferportal selbst wird eine Teilnehmerliste angezeigt. Diese kann direkt gedruckt Drucken oder als Excel-Datei Excel Export exportiert werden. Außerdem können für jeden Benutzer Teilnahmebestätigungen erstellt werden.

iCalendar Import

In der Terminübersicht wird mit einem Klick auf das Symbol iCalendar Import der iCalendar-Import geöffnet. Hier sehen Sie eine Übersicht über alle verknüpften iCalendar.

Um einen neuen iCalendar einzubinden, klicken Sie auf das Symbol Hinzufügen. Geben Sie Titel und URL zum iCalendar ein. Wenn dieser mit einem Passwort geschützt ist, können Sie dieses zusätzlich hinterlegen.

Legen Sie außerdem das Updateinterval fest. Der Kalender wird dann regelmäß aktualisiert.

Beachten Sie: Wenn Cronjobs in den Einstellungen deaktiviert sind, kann es hier zu Verzögerungen kommen.

Microsoft Outlook

Am Beispiel von Microsoft Outlook wird das Einbinden der Termine hier demonstriert:

  1. Klicken Sie zuerst auf das Symbol iCalendar mit der rechten Maustaste und kopieren Sie die URL in die Zwischenablage.
  2. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie im Menü auf Extras – Kontoeinstellungen.
  3. Wählen Sie den Reiter Internetkalender aus.
  4. Klicken Sie auf Neu und kopieren Sie die URL aus der Zwischenablage in das Eingabefeld. Klicken Sie dann auf Hinzufügen.
  5. Geben Sie einen Ordnernamen für den Kalender an und klicken Sie auf OK.
  6. In der Liste erscheint nun der neue Kalender. Wählen Sie nun Schließen. Die Termine werden nun in Ihrem Kalender angezeigt.

Thunderbird/Lightning

Am Beispiel von Mozilla Thunderbird mit dem Lightning-Kalender wird das Einbinden der Termine hier demonstriert:

  1. Klicken Sie zuerst auf das Symbol iCalendar mit der rechten Maustaste und kopieren Sie die URL in die Zwischenablage.
  2. Öffnen Sie Lightning und klicken Sie im Menü auf Datei – Neu – Kalender.
  3. Wählen Sie Im Netzwerk und klicken Sie auf Weiter.
  4. Klicken Sie auf iCalendar (ICS) und fügen Sie in das Feld Adresse die URL aus der Zwischenablage ein (Rechtklick – Einfügen). Klicken Sie dann auf Weiter.
  5. Geben Sie einen Namen für den Kalender an und klicken Sie auf Weiter.
  6. Wählen Sie Fertigstellen.Die Termine werden nun in Ihrem Kalender angezeigt.

Alarmierung

Basierend auf dem Terminkalender können auch Einsätze über das Helferportal verwaltet werden. Dazu muss die Option Alarmierung aktivieren in den Einstellungen aktiviert werden.

Es erscheint ein neuer Abschnitt in der rechten Seitenleiste. Hier legen Sie Ihren aktuellen Alarmierungsstatus fest. In den Mitgliedereinstellungen können Addministratoren festlegt, ob ein Mitglied alarmieren darf. Wenn dies der Fall ist, erscheint neben der Statusliste ein Knopf zum Erstellen eines neuen Einsatzes. Wenn Sie darauf klicken, wird ein neuer Termin angelegt. Füllen Sie alle Felder aus und klicken Sie auf Speichern. Alle anderen Benutzer sehen diesen Einsatz in der Seitenleiste.

In den Termindetails wird zusätzlich zu den normalen Informationen eine Liste aller Mitglieder, die alarmiert werden können, angezeigt. Die entsprechende Benutzergruppe wird in den Einstellungen festgelegt. Daneben wird der aktuelle Status sowie alle Telefonnummern angezeigt, um z.B. eine telefonische Alarmierung anzustoßen. Sofern die SMS-Funktion aktiviert ist, können zusätzlich alle Mitglieder der Alarmierungsgruppe über den Einsatz informiert werden.

Kategorien und Schlüsselwörter

Zu jedem Beitrag, Termin oder Download können Schlüsselwörter eingegeben werden. Diese dienen in erster Linie der schnelleren Suche.

Wenn ein # vor ein Schlüsselwort gesetzt wird, wird dieses als Kategorie markiert. Über den Menüpunkt Kategorien gelangt man zu entsprechenden Ansicht. Hier werden alle mit dem selben Schlüsselwort versehenen Beiträge zusammen aufgelistet. So können Übersichtsseiten zu speziellen Themen, z.B. einem Jubiläum, erstellt werden.

Kommentare

Je nach Systemeinstellungen können Sie einzelne Beiträge kommentieren. Klicken Sie hierzu auf das Symbol Kommentar oben neben dem Beitrag.

Wenn Sie einen Gruppenaccount nutzen, müssen Sie neben dem Kommentar auch Ihren Namen und Ihre E-Mailadresse angeben. Die E-Mailadresse dient nur der Identifizierung des Autors und steht nur den Administratoren zur Verfügung. Ansonsten gelten die Datenschutzbestimmungen, denen Sie beim Login zugestimmt haben.

Kommentare können nach dem Speichern nicht mehr verändert werden. Auch Administratoren können Kommentare lediglich löschen, aber nicht bearbeiten.

Mitteilungen

Mitteilungen erstellen

Innerhalb des Helferportals können Nachrichten an einzelne Mitglieder oder ganze Gruppen per E-Mail versendet werden. Die E-Mailadressen bleiben dabei verdeckt, der Sender sieht nur die Benutzernamen. Um eine Nachricht zu versenden, klicken Sie entweder auf das E-Mailicon unterhalb des Benutzerprofils neben einem Beitrag oder in der rechten Spalte auf Mitteilung erstellen und versenden. Wählen Sie die Empfänger aus und geben Sie Ihre Nachricht ein. Klicken Sie abschließend auf Senden. Abhägig davon, ob das Helferportal Nachrichten sofort oder gestaffelt versendet, kann es einige Zeit dauern, bis der Empfänger die Nachricht erhält. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen.

Spam-Schutz

Das Helferportal verfügt über einige Mechanismen, um dein Missbrauch als Spam-Versender zu verhindern. Zum einen kann in den Einstellungen eine Black-List erstellt werden. E-Mailadressen, die hier hinterlegt sind, können keine Mitteilungen empfangen. Zum anderen kann Double-Opt-In für das Ändern von E-Mailadressen eingeschaltet werden. Wenn ein Mitglied seine E-Mailadresse ändert, bekommt es eine E-Mail mit einem Freischaltlink auf die neue Adresse zugeschickt. Erst wenn die E-Mailadresse freigeschaltet ist, kann sie zum Empfangen von Mitteilungen genutzt werden. Zusätzlich muss in den Einstellungen festgelegt werden, wie viele E-Mails pro Stunde maximal versendet werden dürfen und ab welcher Grenze die Administratoren benachrichtigt werden.

Mitgliederverwaltung

Eigenes Profil

Wenn Sie einen eigenen Account und keinen Gruppenaccount nutzen können Sie Ihr Profil bearbeiten. Klicken Sie hierzu auf Mein Profil am oberen Bildschirmrand.

Hier können Sie Ihre persönlichen Daten bearbeiten. Nähere Informationen zu den einzelnen Feldern erhalten Sie, wenn Sie mit der Maus über das Symbol Hilfe fahren.

Im unteren Bereich können Sie außerdem Ihr Passwort ändern.

Mitgliederkonten

Die Mitgliederzugänge werden in drei Kategorien unterteilt:

  • Besucher: Besucher können Meldungen, Termine und Downloads aufrufen, aber keine neuen anlegen. Besucheraccounts können auch als Gruppenaccounts genutzt werden, d.h. mehrere Mitglieder melden sich mit denselben Daten an.
  • Moderatoren: Moderatoren können in zugewiesenen Bereichen Meldungen, Termine und Dateien anlegen und verwalten. Sie haben außerdem dieselben Rechte wie Besucher.
  • Administratoren: Administratoren haben auf alle Bereiche Zugriff und können Mitglieder verwalten.

Gebundene Konten

Mitglieder können aus Gruppenkonten personalisierte Konten erstellen. Diese sind an die Gruppenkonten gebunden. Voraussetzung dafür ist, dass die entsprechende Einstellung aktiviert wurde.

  • Wenn das Passwort des Gruppenkontos geändert wird, muss sich das Mitglied für dieses Konto wieder freischalten.
  • Gruppenrechte werden automatisch übernommen.

Um ein Konto aus einem Gruppenkonto zu erstellen, melden Sie sich mit dem Gruppenkonto am Helferportal an. Klicken Sie im Menü oben auf eigenes Konto anlegen und füllen Sie alle Felder aus. Melden Sie sich anschließend mit den neu generierten Daten an.

Gruppenverwaltung

In jedem Beitrag kann festgelegt werden, welche Mitgliedergruppen darauf Zugriff haben. Einzelnen Mitgliedern werden Gruppen zugewiesen. So wird eine zentrale Zugriffskontrolle über Gruppenrechte ermöglicht.

Mitglieder anlegen

Wenn Ihnen als Moderator Mitglieder zugeteilt wurden, erscheint im Menü ein Punkt Mitglieder.

Öffnen Sie diese Seite, um den Mitgliedern z.B. ein neues Passwort zuzuweisen. Wählen Sie aus der Liste ein Mitglied mit dem Stiftsymbol aus. Ändern Sie die gewünschten Werte und klicken Sie abschließend auf Speichern.

Die Zugriffsrechte für Moderatoren sind stark beschränkt. So ist es z.B. nicht möglich, den Mitgliedern andere Gruppen zuzuweisen. Aus Gründen der Sicherheit ist dies nur Administratoren möglich.

HiOrg-ServerHiOrg-Server

Login

Wenn Sie über einen HiOrg-Server-Zugang verfügen, können Sie diesen für die Anmeldung nutzen.

Der HiOrg-Server-Zugang kann nur für Gäste genutzt werden. Administratoren und Moderatoren benötigen eigene Accounts.

Wählen Sie im unteren Bereich der Startseite Ihren Ortsverein aus der Liste aus. Wenn Ihr Ortsverein nicht aufgeführt wird, wenden Sie sich an Ihr Leitungsteam oder den Administrator.

Klicken Sie anschließend auf Anmelden. Sie werden automatisch auf die Login-Seite des HiOrg-Servers weitergeleitet. Geben Sie Ihre Login-Daten ein und klicken Sie auf Login. Anschließend führt der HiOrg-Server Sie wieder zurück ins Helferportal.

Fast Login

Oftmalst stehen eine Vielzahl von Systemen (HiOrg-Server, Dateimanager, Internetseite, …) etc. zu Verfügung. Wenn diese in einem Portal zusammengefasst werden, können Sie über ein Menü schnell aufgerufen werden.

Um sich nicht erst durch die Anmeldung zum HiOrg-Server durchklicken zu müssen, gibt es einen Link, mit dem Sie sich schnell am Helferportal anmelden können, wenn Sie einen HiOrg-Account verwenden. Der Link setzt sich wie folgt zusammen:

http://<URL>/?action=fastlogin&hiorgname=HIORGNAME&privacy=1

Geben Sie statt HIORGNAME das HiOrg-Kürzel Ihres HiOrg-Accounts an.

Bei Aufruf des Links werden Sie automatisch zur Authentifizierung am HiOrg-Server weitergeleitet, ohne erst auf der Startseite des Helferportals den Eintrag aus der Liste aufrufen zu müssen. Wenn Sie bereits am HiOrg-Server angemeldet sind, wird dies automatisch erkannt und der Login erfolgt ohne weitere Klicks.

Benutzerverwaltung

Das Helferportal bietet eine Schnittstelle, um den HiOrg-Server zur Anmeldung einzusetzen. Die HiOrg-Server-Unterstützung wird bereits bei der Installation aktiviert. Das das Helferportal für Kreisverbände optimiert ist, ist es möglich, mehrere HiOrg-Server-Accounts einzubinden. Gehen Sie dazu wie folgt vor.

  • Melden Sie sich auf dem HiOrg-Server an. Wechseln Sie in die Gruppenverwaltung und notieren Sie sich alle Gruppen, die Sie im Helferportal verwenden möchten. Relevant ist dabei die ID der Gruppe.
  • Melden Sie sich im Helferportal an.
  • Legen Sie im Helferportal unter Gruppen die gewünschten Benutzergruppen an. Diese können frei gewählt werden und haben vorerst keine Gemeinsamkeiten mit den Gruppen vom HiOrg-Server.
  • Wechseln Sie anschließend in die Benutzerverwaltung des Helferportals und legen Sie eine neuen Benutzer für den HiOrg-Account an. Füllen Sie vor allem die Felder HiOrg-Server verwenden, HiOrg-Server Kennung und HiOrg-Server Gruppen aus. In letzteres sollte 0 eingetragen werden.
  • Legen Sie nun für die einzelnen Gruppen weitere Benutzer an und füllen Sie die Felder HiOrg-Server Gruppen, Account nutzen und Account aus. Wenn sich nun ein Benutzer über Ihren HiOrg-Account anmeldet, wird geprüft, ob seine Rechte mit einem oder mehreren dieser angelegten Accounts übereinstimmt. Entsprechend werden seine Rechte eingestellt.

HiOrg-Server

Gruppe Name
Gruppe 1: Bereitschaft
Gruppe 2: Helfer vor Ort
Gruppe 4: Jugendrotkreuz
Gruppe 8: Sozialarbeit

Helferportal Gruppe

Name
Bereitschaft
JRK

Helferportal Benutzer

Name Gruppe HiOrg-Server-Gruppen
ov.bereitschaft Bereitschaft 3 (Gruppen 1 + 2)
ov.jrk JRK 4

Ein Benutzer, der sich über den HiOrg-Server anmeldet und von dort die Gruppen-ID 2 (Helfer vor Ort) überträgt, sieht alle Beiträge der Helferportal-Gruppe ov.bereitschaft.

Ein Benutzer, der sich über den HiOrg-Server anmeldet und von dort die Gruppen-ID 6 (Helfer vor Ort + Jugendrotkreuz) überträgt, sieht alle Beiträge der Helferportal-Gruppen ov.bereitschaft und ov.jrk.

Ein Benutzer mit der Gruppen-ID 8 (Sozialarbeit) kann sich gar nicht anmelden, da ihm keine gültige Gruppe zugewiesen ist.

Wenn Sie bestimmten Benutzer gesonderte Rechte vergeben möchten, tragen Sie seine Benutzer-ID im Feld HiOrg-Server Benutzer ID ein.

Einstellungen

Die Einstellungen sind direkt auf der Einstellungsseite im Helferportal beschrieben.

Welcher Browser?

Das Helferportal wurde auf folgenden Browsern getestet:

  • Apple Safari Apple Safari 5
  • Google Chrome Google Chrome 14
  • Mircosoft Internet Explorer Microsoft Internet Explorer 7
  • Mozilla Firefox Mozille Firefox 6
  • Opera Opera 11